Estás a punto de lanzar tu propio negocio en los Estados Unidos, ¿cierto?
¿Te interesa conocer el período necesario para poner en marcha tu LLC y tenerla operativa al 100%?
Pues bien, más allá del tiempo que el estado requiera para establecer oficialmente tu empresa, hay otro factor crucial a considerar: el tiempo que llevará al IRS asignar el número de identificación fiscal de tu LLC, conocido como Employer Identification Number (EIN).
Este procedimiento puede ser excepcionalmente ágil o, por el contrario, demorar más de lo deseado.
En este artículo, desglosaremos los elementos que impactan en este proceso, Hablaremos de lo que es el EIN, lo que implica, el por qué es necesario y proporcionaremos una estimación sobre cuánto tiempo lleva obtener el EIN.
¿Qué significa EIN y por qué es imprescindible?
El Employer Identification Number (EIN) es el número de identificación fiscal (Tax ID) utilizado por las empresas en los Estados Unidos.
Este identificador consta de nueve dígitos en el formato XX-XXXXXXX y resulta esencial para cumplir con las responsabilidades fiscales en el país, incluida la presentación anual ante el IRS.
Sin embargo, su relevancia no se limita a esto, ya que también resulta necesario en diversos contextos como:
– Apertura de una cuenta bancaria.
– Registro en numerosas plataformas digitales como pasarelas de pago, marketplaces, corredores de bolsa, entre otros.
Aunque su uso puede extenderse a otros propósitos, estas son las razones fundamentales para asegurarse de obtener un EIN en el menor tiempo posible, dado que está estrechamente relacionado con la posibilidad de iniciar las operaciones de un negocio.
¿Cómo se solicita un EIN al IRS y por qué afecta al plazo?
En primer lugar, para solicitar un EIN al IRS, se debe designar a una Persona Responsable (Responsible Party).
Este término se refiere a la persona que supervisa o administra la empresa y tiene la autoridad para tomar decisiones respecto a sus activos.
Normalmente, esta persona es uno de los propietarios de la empresa, aunque también podría ser alguien sin participación accionaria pero que cumple con los criterios mencionados.
Si hay más de un individuo que pueda calificar como Persona Responsable, es importante destacar que solo se puede elegir a uno.
¿Por qué esto es significativo?
Pues, si la Persona Responsable posee un número de identificación fiscal individual (como el Social Security number (SSN) de los Estados Unidos, o el Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) es posible obtener el EIN de manera inmediata a través del sitio web del IRS o por vía telefónica.
Sin embargo, ¿cuál es el inconveniente?
Si la Persona Responsable no reside en los Estados Unidos, es probable que no cuente con ninguna de estas identificaciones fiscales, lo que descarta las opciones para obtener el EIN de forma instantánea.
¿Cuál es entonces la alternativa?
Solicitar el EIN por fax, como lo hace la mayoría de los no residentes.
¿Cómo solicitar el EIN por Fax?
Lamentablemente, la opción de solicitar el EIN por fax es la más lenta debido a la naturaleza manual de este proceso en el IRS.
El procedimiento implica enviar el Formulario SS-4 al IRS en formato impreso en papel, no de manera digital, lo que lo hace intrínsecamente lento.
Imagina la cantidad de solicitudes que el IRS recibe diariamente de diversas empresas, todas requiriendo ser ingresadas manualmente en sus sistemas.
Esto genera demoras significativas.
¿Cuánto tiempo toma obtener el EIN a través del fax?
Por lo general, en este año el IRS está tardando alrededor de 25-30 días hábiles, en dar de alta el EIN de todos las empresas LLC que hemos ayudado a crear desde Crea tu Empresa LLC
Sin embargo, estos plazos pueden variar, ocasionalmente siendo más largos o, en raras ocasiones, un poco más cortos, aunque no significativamente.
¿Qué provoca este retraso por parte del IRS?
Hace unos años, el IRS solía entregar EIN en aproximadamente 15 días hábiles, e incluso en menos tiempo en algunas instancias. Hubo casos en los que el IRS entregaba un EIN en tan solo una semana o incluso en un solo día después de solicitarlo.
En algunos casos, se tenía que esperar una semana adicional, como máximo.
Sin embargo, desde enero de 2023, el IRS ha sido notablemente más lento en la entrega de EIN.
Una posible razón podría ser una mayor carga de trabajo, ya sea por la organización interna de las tareas o debido a un mayor número de solicitudes de EIN por fax.
Además, en la mayoría de los casos, el IRS envía el EIN a través del correo postal, mediante una carta CP 575, en lugar de proporcionarlo vía fax con el Formulario SS-4, donde un trabajador del IRS lo escribe a mano.
Este proceso adicional ralentiza aún más el procedimiento, ya que el servicio postal estadounidense (USPS) puede experimentar retrasos debido a diversas contingencias.
¿Es posible acelerar este proceso?
Desafortunadamente, no existe forma de acelerar el proceso de obtención del EIN para empresas cuya Persona Responsable no posea SSN ni ITIN.
Enviar múltiples faxes tampoco tendría impacto ya que el IRS procesa las solicitudes en el orden en que las recibe, entregando los EIN de nuestros clientes comenzando por las solicitudes más antiguas hasta las más recientes.
Hacer llamadas telefónicas tampoco ayuda, ya que el IRS no emite EIN por esta vía, excepto para aquellos que tienen un SSN o ITIN o para empresas que no sean de Estados Unidos.
En cuanto a designar temporalmente a un tercero con SSN o ITIN como Persona Responsable para cambiarlo más tarde a través del Formulario 8822-B, el IRS no lo permite debido a su clasificación como Nominatario.
¿Qué hacer si el EIN no llega en el tiempo estimado?
Es importante destacar que quedarse pasivo ante esta situación no es una opción viable.
Si has esperado lo suficiente y el EIN no ha llegado en el tiempo estimado, es hora de tomar medidas proactivas.
En general, es común que se produzcan retrasos en este proceso.
Nuestra recomendación es que esperes una semana adicional más allá del plazo estimado inicial, como ha pasado este año en que hubieron más demoras por parte del IRS en comparación con el año anterior.
A pesar de esta extensión, aún notamos que el tiempo estimado aumentó en alrededor de 10 a 15 días hábiles, lo que se traduce en un plazo aproximado de 25-30 días hábiles.
Sin embargo, si después de esa semana adicional aún no se ha recibido el EIN, es posible que el IRS aún no haya procesado la solicitud. Aunque es poco común, aproximadamente en un 2% de los casos, puede ocurrir que el IRS no haya tramitado algunas solicitudes por diversas razones.
¿Cómo identificamos esta situación?
Normalmente, lo notamos cuando comenzamos a recibir EIN solicitados para otros clientes en fechas posteriores. Es importante aclarar que tomamos medidas para asegurarnos de que la falta de respuesta no se deba a errores en la solicitud.
Dado que el proceso del IRS es manual y propenso a errores humanos, es esencial garantizar que la solicitud se haya completado correctamente.
Por ejemplo, si el IRS detecta un error en el formulario, suele enviar un fax solicitando información adicional que necesitan en lugar de no proporcionar una respuesta a la solicitud.
Cuando nos encontramos en esta situación, la única opción disponible es enviar nuevamente el Formulario SS-4 al IRS para solicitar el EIN. Lamentablemente, no existe un mecanismo de apelación o recurso para resolver este problema.
Es posible que consideres comunicarte telefónicamente con el IRS para obtener la carta 147c, que es una alternativa para notificar formalmente el EIN en caso de que lo conozcas, pero esta opción no es factible si el IRS no ha asignado previamente el EIN.
Además, se requiere conocer los 9 dígitos del EIN para solicitar esta carta, y esta información no estará disponible si no has recibido el EIN.
¿Qué hacemos en Crea tu Empresa LLC para que no haya errores en la solicitud del EIN?
Nuestro compromiso es garantizar que si el IRS demora o no entrega el EIN, la responsabilidad recae en ellos, no en nosotros ni en ti.
Si eres cliente de Crea tu Emprsa LLC y estás planeando establecer una empresa en Estados Unidos, o ya lo has hecho, queremos explicarte las medidas que tomamos para garantizar que la solicitud del EIN por fax se realice correctamente, sin errores.
En primer lugar, no tienes que rellenar tú el Formulario SS-4, que es necesario para solicitar el EIN. Nuestros profesionales lo completan por ti para asegurarnos de que se llene de manera precisa, sin errores ni celdas marcadas incorrectamente.
El domicilio en USA que incluimos como parte de nuestro servicio para crear una LLC, este será el que figure en el Formulario SS-4 como tu dirección en Estados Unidos.De esta manera, garantizamos que cualquier carta relacionada con el EIN llegará de manera oportuna a través del servicio postal que utilizamos.
Nos aseguramos de que el formulario se imprima y escanee en lugar de firmarlo digitalmente, ya que el IRS podría no procesar solicitudes con firmas digitales. También nos aseguramos de que la firma no afecte la legibilidad de otras secciones del formulario.
Además, comprobamos que el escaneo del formulario sea claro y legible, sin áreas oscuras o borrosas que puedan interferir durante el envío por fax.
Al enviar el fax al IRS, adjuntamos los documentos de constitución de tu empresa, ya que el IRS podría solicitarlos en el futuro. Esto previene demoras adicionales en el proceso.
Incluimos una portada en el fax con los datos clave de tu empresa, como el nombre de tu LLC, dirección y la Persona Responsable, junto con nuestro número de fax. Esto proporciona información esencial en caso de problemas de legibilidad del formulario.
Todas estas acciones están diseñadas para asegurar que la solicitud del EIN se realice correctamente, sin omitir ningún detalle relevante que pueda causar demoras debido a errores del IRS, tuyos o nuestros.
¿Qué hacemos en Crea tu Empresa LLC si el EIN no llega según lo estimado?
Nuestra prioridad máxima al solicitar el EIN de una empresa al IRS es garantizar que este organismo cumpla con los plazos estimados. Queremos que comprendas claramente que el tiempo de respuesta no depende de nosotros, sino del IRS, y hemos enfatizado este punto a lo largo de este artículo.
Dedicamos una gran atención a seguir rigurosamente todas las pautas detalladas anteriormente para minimizar la probabilidad de errores, ya sea por parte nuestra o del cliente, durante el proceso de solicitud.
Es importante destacar que no podemos ofrecer un plazo exacto de recepción del EIN, solo podemos proporcionar una referencia basada en nuestra experiencia. Sin embargo, este plazo puede variar y estar sujeto a incertidumbre debido al proceso manual que sigue el IRS cuando se presentan solicitudes por fax.
Debemos ser transparentes y enfatizar que el tiempo de respuesta siempre dependerá del IRS. Nuestra misión es garantizar que, dentro de lo que esté a nuestro alcance, el proceso sea lo más rápido posible.
¿Qué hacer si el EIN no llega después del tiempo estimado?
Si, a pesar de la espera, el EIN no llega en el plazo estimado, no te dejaremos desamparado. Nuestra respuesta a esta situación es la siguiente:
- Reenviaremos el Formulario SS-4. Aunque es poco probable que haya errores en el formulario inicial, preferimos enviar una solicitud actualizada para asegurarnos de que todo esté correcto.
- Enviaremos nuevamente el fax al IRS, siguiendo meticulosamente todas las pautas y requisitos que hemos mencionado anteriormente. Esto garantiza que el proceso se realice correctamente desde nuestra perspectiva y la tuya.
Es fundamental comprender que, después de realizar estas acciones, el proceso vuelve a comenzar en términos de plazos, lo que puede llevar a una mayor demora. Aunque estas situaciones son excepcionales es esencial mencionarlas para estar preparados si llegara a ocurrir.
En todas las ocasiones en que hemos enfrentado esta situación, el IRS finalmente ha respondido y proporcionado el EIN dentro del tiempo estimado..
Si bien estas circunstancias son excepcionales, es importante recordar que pueden ocurrir. Por lo tanto, te recomendamos que no tomes decisiones comerciales importantes, como viajar a Estados Unidos, realizar ventas a clientes o establecer acuerdos con proveedores, hasta que hayas recibido el EIN.
En Crea tu Empresa LLC, monitoreamos diariamente los plazos del IRS en las solicitudes de EIN de nuestros clientes. Si detectamos demoras en tu caso que requieran el envío de un nuevo fax, te informaremos de inmediato.
En Crea tu Empresa LLC estamos aquí para para ayudarte en todo lo que necesites a la hora de crear tu LLC de forma fácil y con soporte en español.
Preguntas Frecuentes sobre el EIN para Miembros de LLC No Residentes
1. ¿Qué es un EIN y por qué es importante para mi LLC en los Estados Unidos?
El Employer Identification Number (EIN) es un número de identificación fiscal necesario para las empresas en los Estados Unidos. Es esencial para que tu LLC no residente cumpla con las obligaciones fiscales en los Estados Unidos, como la presentación de declaraciones de impuestos y para realizar transacciones financieras de manera legal, como abrir cuentas bancarias.
2. ¿Cómo puedo solicitar un EIN si soy un miembro no residente de una LLC en los Estados Unidos?
Si eres un miembro no residente de una LLC, puedes solicitar un EIN completando el Formulario SS-4 del IRS y enviándolo por fax. Debes designar a una Persona Responsable que tenga un número de identificación fiscal estadounidense, como un Social Security Number (SSN) o un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), o usar una dirección en los Estados Unidos para recibir correspondencia del IRS.
3. ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un EIN por fax como miembro no residente?
El proceso de obtención de un EIN por fax generalmente demora alrededor de 25 a 30 días hábiles, según nuestra experiencia en 2023. Sin embargo, estos plazos pueden variar, y es importante planificar con anticipación para evitar retrasos en tus operaciones comerciales.
4. ¿Puedo acelerar el proceso de obtención del EIN como miembro no residente?
Lamentablemente, no es posible acelerar el proceso de obtención del EIN para miembros no residentes, ya que depende del IRS y su proceso manual. Incluso llamar al IRS no acelerará el proceso si la Persona Responsable no tiene un SSN o ITIN.
5. ¿Qué debo hacer si no recibo el EIN en el plazo estimado?
Si no recibes el EIN dentro del plazo estimado, es recomendable esperar una semana adicional. Si aún no lo has recibido, puedes imprimir y firmar nuevamente el Formulario SS-4 y enviarlo por fax al IRS siguiendo los procedimientos anteriores. A veces, se pueden experimentar demoras, por lo que es importante estar preparado y ser paciente.
